Google Docs एक क्लाउड-आधारित एप्लीकेशन है जो इसके उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़, स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियों को ऑनलाइन बनाने और संपादित करने की सुविधा देता है। यह उपयोगकर्ताओं को रीयल-टाइम में डॉक्युमेंट बनाने, उन्हे संपादित करने, साझा करने और सहयोग करने की अनुमति देता है।

चाहे वह प्रोफेशनल इस्तेमाल के लिए हो अथवा निजी उपयोग के लिए। यह एक निःशुल्क सेवा है जिसका उपयोग कोई भी Google खाते के साथ कर सकता है और यह कंप्यूटर, टैबलेट और स्मार्टफ़ोन पर उपलब्ध है। इसका उपयोग करना आसान है और कई अलग-अलग सुविधाएं प्रदान करता है। तो, आइए जानें कि Google डॉक्स या गूगल डॉक्यूमेंट क्या है और इसका उपयोग करना सीखें।

1. गूगल डॉक्स क्या है? What is Google Docs in Hindi

Google डॉक्स एक निःशुल्क, वेब-आधारित वर्ड प्रोसेसिंग एप्लिकेशन है जो उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों, स्प्रैडशीट्स और प्रस्तुतियों को अपलोड करने, share करने, सहयोग करने और एडिट करने की अनुमति देता है। यह मुख्य रूप से शिक्षकों, छात्रों और व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जाता है। Google डॉक्स एक ऑनलाइन ऑफिस सुइट है और इस लेख में हम Google Docs के बारे में जानकारी देंगे कि यह क्या है, यह क्या सुविधा प्रदान करता है और इसका उपयोग कैसे करें।

गूगल डॉक्स को 9 मार्च 2006 को Google द्वारा लांच किया गया था। जोकि एक मल्टीनेशनल अमेरिकन कंपनी है। तब से लेकर अभी तक इसमें काफी बदलाव आया है। इसके बेहतरीन फीचर्स और इस्तेमाल में बहुत सरल होने की वजह से लोगों के बीच बहुत लोकप्रिय है। Google डॉक्स को माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस (Microsoft Office) का निःशुल्क विकल्प प्रदान करने के लिए बनाया गया था। 

असल में यह वर्ड एडिटर Program गूगल का नहीं था इसे Upstartle नाम की सॉफ्टवेयर कंपनी ने बनाया था।  बाद में  9 March 2006 को जिसे गूगल ने खरीद लिया था।  इस वर्ड एडिटर प्रोग्राम का नाम शुरू में Writely था Google द्वारा खरीदे जाने के बाद अक्टूबर 2012 में गूगल ने इसका नाम बदलकर गूगल डॉक्स रख दिया।  

Google डॉक्स एक मुफ़्त वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट, प्रस्तुति और ड्राइंग प्रोग्राम है जो वेब से उपलब्ध है। यह क्लाउड-आधारित सेवा है जो उपयोगकर्ताओं को रीयल-टाइम में दस्तावेज़ों पर सहयोग और वर्क करने की अनुमति देती है। आपको गूगल डॉक्स काम करने के लिए सभी प्लेटफॉर्म पर आसानी से मिल जाता है। यह मैक, विंडोज, क्रोमबुक, एंड्रॉइड और आईओएस सहित सभी प्रमुख कंप्यूटिंग प्लेटफॉर्म पर उपलब्ध है।

2. गूगल डॉक्स की विशेषताएं क्या हैं?

गूगल डॉक्स Google द्वारा एक मुफ़्त ऑनलाइन दस्तावेज़-साझाकरण और सहयोग मंच है। यह उपयोगकर्ताओं को रीयल-टाइम में दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने, साझा करने और सहयोग करने की अनुमति देता है। यह कई सुविधाएँ भी प्रदान करता है जो इसे व्यवसायों और व्यक्तियों के लिए एक बेहतरीन उपकरण बनाती हैं। Google Docs की कुछ मुख्य विशेषताओं में शामिल हैं:

1. ऑनलाइन सहयोग Online Collaboration :

Google डॉक्स एक से अधिक उपयोगकर्ताओं को एक ही दस्तावेज़ पर एक साथ काम करने की सुविधा देता है। इसका मतलब यह है कि हर कोई एक-दूसरे को बार-बार ईमेल किए बिना काम करते हुए परिवर्तन कर सकता है और दस्तावेज़ के सबसे नए (latest) संस्करण को देख सकता है।

2. फ़ाइल संग्रहण और साझाकरण (file storage and sharing) :

Google Docs दस्तावेज़ों को ऑनलाइन संग्रहीत करने के साथ-साथ उन्हें दूसरों के साथ साझा करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। दस्तावेज़ों को एक लिंक के माध्यम से या विशिष्ट लोगों के साथ ईमेल या चैट के माध्यम से साझा किया जा सकता है।

3. संस्करण इतिहास (Version history Feature) :

हर बार जब आप Google Docs में एक दस्तावेज़ सहेजते हैं, तो यह एक संस्करण इतिहास (Version History) रिकॉर्ड करता है ताकि आप आवश्यकता पड़ने पर आसानी से पुराने संस्करण पर वापस जा सकें। यह सुविधा विशेष रूप से तब उपयोगी होती है जब कई लोग एक दस्तावेज़ पर काम कर रहे हों।

4. आसान फ़ॉर्मेटिंग:

अपने बिल्ट-इन फ़ॉर्मेटिंग टूल के साथ, Google Docs टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करना, टेबल और सूचियाँ बनाना, फोटो ऐड करना, लिंक करना, और बहुत कुछ करना आसान बनाता है – यह सब बिना किसी विशेष सॉफ़्टवेयर या HTML या कोडिंग भाषाओं के ज्ञान के करता है।

5. कहीं से भी डेटा एक्सेस:

जब तक आपके पास इंटरनेट का उपयोग (और उचित क्रेडेंशियल्स) है, तब तक आप किसी भी कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस से इंटरनेट कनेक्शन के साथ अपने दस्तावेज़ों तक पहुंच सकते हैं – जब आप अपने डेस्क से दूर हों, तो भी Google Docs में किये गए काम क्योंकि क्लाउड में सुरक्षित होते हैं। यदि किसी वजह से आप के पास इंटरनेट की कनेक्टिविटी नहीं है तो भी आप अपना काम ऑफलाइन कर सकते हैं।

क्योंकि गूगल डॉक्स एक ऑनलाइन Document-sharing और सहयोग मंच है। इसलिए आपका किया हुआ काम इंटरनेट के दायरे में आते ही क्लाउड में सिंक हो जाता है, अब आप कहीं से भी इसको एक्सेस कर सकते हैं।

6. मुफ्त में उपलब्धता

गूगल डॉक्स काम करने के लिए एकदम मुफ्त उपलब्ध है। इसपर मौजूद बेहतरीन टूल्स इस्तेमाल करने में बेहद आसान हैं। आप ऑनलाइन हों अथवा ऑफलाइन आप काम आराम से कर सकते हैं। इसके समकक्ष जो पेड एप्लीकेशन हैं यह उनसे किसी मामले में कम नहीं है। बल्कि उनसे बेहतर ही साबित होता है।

7. क्लाउड कम्प्यूटिंग पर आधारित सेवा 

क्योंकि Google Docs एक क्लाउड बेस्ड सेवा है इसलिए इसपर किया गया काम क्लाउड पर सेव रहता है, इसलिए आप अपने डाटा को कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं। आप चाहे घर पर हों, अपने ऑफिस में या और कहीं आप को डेटा एक्सेस के लिए कोई भी पेन ड्राइव या हार्ड डिस्क की जरूरत नहीं पड़ती है। Google Docs का इस्तेमाल हम मोबाइल ऐप पर भी उतनी ही आसानी से करते हैं जितनी आसानी से हम गूगल क्रोम या अन्य कोई ब्राउज़र पर करते हैं।

8. Multi User को सपोर्ट करता है

यह उपयोगकर्ताओं को वेब पर दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने और साझा करने की अनुमति देता है। यह एक सहयोगी उपकरण भी है, क्योंकि यह उपयोगकर्ताओं को Google डॉक्स के साथ कार्य करने की अनुमति देता है। Google Docs आपके दस्तावेज़ों को एक साथ एक्सेस और संपादित करने के लिए आपको Multi User लॉगिन का सपोर्ट भी देता है।  

9. Multi Device का सपोर्ट

Google Docs, एंड्रॉयड हो या आई ओ एस या फिर विंडोज पे चलने वाली डिवाइस ये सभी पर काम करता है। अब आप कोई काम अपने लैपटॉप पर करते हैं और बाद में अगर जरुरत पड़ती है तो उसको अपने मोबाइल या किसी अन्य कंप्यूटर पर भी देख कर जरूरी बदलाव कर सकते हैं। 

इसमें आपके सभी कार्यों को आपके सभी उपकरणों पर सिंक करने की क्षमता है, इसलिए आप कहीं भी जाते समय इस पर काम कर सकते हैं।

इस तरह अलग अलग डिवाइस से अपने काम को कर पाने की सुविधा से हमारे काम करने की क्षमता capacity और दक्षता efficiency बढ़ जाती है। 

10. शेयर और सामुहिक चर्चा फीचर 

Google डॉक्स छात्रों, शिक्षकों और व्यावसायिक पेशेवरों के उपयोग के लिए एक अच्छा टूल है। क्योंकि यह एक स्प्रेडशीट, वर्ड प्रोसेसिंग और प्रेजेंटेशन टूल है और  इसे डेस्कटॉप, लैपटॉप, टैबलेट या स्मार्टफोन से एक्सेस किया जा सकता है, जो उन लोगों के लिए बहुत सुविधाजनक है जिन्हें चलते-फिरते इसे एक्सेस करने की आवश्यकता होती है। Google डॉक्स के साथ, आप अन्य लोगों के सहयोग से दस्तावेज़, स्प्रैडशीट और प्रस्तुतियाँ बना सकते हैं, इससे समय की बचत होती है और गलती होने की संभावना भी ना के बराबर होती है।

एक डॉक्यूमेंट को एक साथ पूरी टीम के साथ शेयर करके उसको एक ही समय पर आसानी से संपादित किया जा सकता है। उसी doc पर ही आप अपने विचार बताकर अपने टीम के सदस्यों के साथ चर्चा करते हुए अपने डॉक्युमेंट को संपादित कर सकते हैं। 

आप वास्तविक समय में अन्य लोगों के साथ अपने दस्तावेज़ों पर सहयोग भी कर सकते हैं। Google Docs एक बेहतरीन संसाधन है जो सर्वसुलभ और मुफ्त है।

11. एक्सटेंशन एड-ऑन फीचर 

यह एक ऐसा फीचर है जिससे Google Docs में कार्य करने की क्षमता और दक्षता और भी बढ़ जाती है। Google Chrome browser में अलग अलग जरूरत के अनुसार बहुत सारे एक्सटेंशन मौजूद हैं। जिन्हे इंस्टॉल किया जा सकता है और इस एक्सटेंशन एडाप्टबिलिटी की वजह से Google Docs और भी उपयोगी टूल बन जाता है। 

12. बिना इंटरनेट के भी काम करता है 

कभी-कभी आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट या काम कर रहे होते हैं जिसमें बहुत समय और प्रयास की आवश्यकता होती है। लेकिन आप अपने काम के बीच में अपने कंप्यूटर के क्रैश होने या इंटरनेट के खराब होने की संभावना भी रहती है।

अब अगर आपकी इंटरनेट तक पहुंच नहीं है, तो भी आप Google Docs का ऑफ़लाइन उपयोग भी कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आप Google डॉक्स का उपयोग तब कर सकते हैं जब आप यात्रा पर हों और आपके पास इंटरनेट कनेक्शन न हो। 

आप मोबाइल में गूगल डॉक्स ऐप डाउनलोड करें और ऑफ़लाइन उपयोग चलते फिरते हुए भी कर सकते हैं। आपको इंटरनेट कनेक्शन द्वारा बाधित होने की चिंता किए बिना लिखने या जो कुछ भी करने की आवश्यकता हो जैसे कि अपने दस्तावेज़, स्प्रैडशीट, प्रस्तुतियाँ और फ़ॉर्म बनाने और संपादित करना बहुत आसानी से कर सकते हैं।  

ऑफलाइन काम करने के लिए आपको निम्न स्टेप्स फॉलो करने होंगे, सबसे पहले आपको settings में जाना होगा “ऑफलाइन” एक्सेस को ऑन करें और फिर आप आराम से ऑफलाइन डॉक्यूमेंट बना सकते हैं या पहले से किया हुआ काम भी एडिट कर सकते हैं। 

इस प्रकार Offline work भी इसपर आराम से किया जा सकता है। 

13. Microsoft Word से स्विच करना आसान

Google Docs उन लोगों के लिए एक बेहतरीन टूल है जो किसी पहले से किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं और वह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर लिखा हुआ है अब क्योंकि  यह Microsoft Word के डॉक्यूमेंट्स के अनुकूल बना है इसका मतलब यह है कि यदि आप एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड उपयोगकर्ता हैं और Google डॉक्स पर स्विच करना चाहते हैं, तो ऐसा करना आपके लिए संभव है।

आप अपने MS Word दस्तावेज़ को आसानी से इसपर खोल सकते हैं और फिर Google Docs संपादक में टाइप करके अपना काम पूरा कर सकते हैं। इससे आपके लिए एक ही समय में लिखना और संपादित करना आसान हो जाता है।

14. बिल्ट इन टेम्प्लेट्स की सुविधा

आपकी सुविधा के लिए गूगल डॉक्स पर ढेरों प्री बिल्ट टेंपलेट्स मौजूद हैं। आप अपनी जरुरत के अनुसार किसी भी टेम्पलेट की यूज कर सकते हैं। इन टेंपलेट्स की मदद से आपका डॉक्युमेंट दिखने में बहुत प्रोफेशनल लगता है और फॉर्मेटिंग करने का समय भी बचता है।

15. कई प्रकार के फाइल फॉर्मेट सपोर्ट

Google Docs सिर्फ वर्ड की फाइल ही नहीं अन्य कई और प्रकार की फाइल्स को भी सपोर्ट करता है।

उनमें से कुछ प्रमुख फॉर्मेट हैं .doc .docx .docm .dotx, .html .txt आदि। 

16. इनबिल्ट गूगल सर्च का फीचर

यह एक बहुत बढ़िया फीचर है। आपको अगर अपने किसी आर्टिकल में कोई फोटो या लिंक एड करना है तो आपको ब्राउज़र पर सर्च करने के बाद लोकल ड्राइव पर सेव करके फिर गूगल डॉक्स पर अपलोड करने की जरूरत नहीं है आप डायरेक्ट explore ऑप्शन पर जाकर अपने पसंदीदा फोटो, लिंक या अन्य कोई फाइल आदि जोड़ सकते हैं। इस काम को करने के लिए गूगल docs में बना इन बिल्ट सर्च फीचर बहुत ही उपयोगी साबित होता है। 

17. सरल उपयोग 

Google Docs का interface बहुत ही साधारण होने की वजह से इस पर काम करना आसान है इसलिए यह वर्किंग प्रोफेशनल्स का पसंदीदा तो है ही साथ ही यह साधारण उपयोगकर्ता जो बहुत “टेक सेवी” नहीं हैं उनको भी बहुत भाता है। 

3. गूगल डॉक्स का उपयोग कैसे करें

Google Docs एक फ्री वेब-आधारित एप्लिकेशन है जो आपके लिए इंटरनेट पर दस्तावेज़ और स्प्रेडशीट बनाने और उन्हे संपादित करने का काम करता है। 

आप इसका उपयोग अन्य लोगों के साथ अपने दस्तावेज़ साझा करने, तुरंत फ़ाइलें बनाने और संपादित करने और दूसरों के साथ सहयोग करने के लिए कर सकते हैं। 

आप इसे अपने विभिन्न प्रकार के उद्देश्यों के लिए उपयोग कर सकते हैं, लेकिन इसका उपयोग वर्किंग प्रोफेशनल्स, स्कूल और अन्य सहयोगी परियोजनाओं के लिए सबसे अच्छा है।

गूगल डॉक्स पर काम करने के लिए आप इंटरनेट कनेक्शन वाले किसी भी कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस से गूगल डॉक्स तक पहुंच सकते हैं। 

गूगल में अपना ईमेल login करने के बाद यदि आप अपने मोबाइल से डॉक्स खोल रहे हैं तो दाहिनी ओर नीचे की तरफ प्लस का आइकन दिखता है उस पर टैप करें और वहां से आप नया टेम्पलेट या न्यू डॉक्यूमेंट बनाने का विकल्प दिखाई देगा। इसमें आप नया ब्लैंक डॉक्यूमेंट बना सकते हैं या फिर टेम्पलेट का प्रयोग करके भी डॉक्युमेंट बना सकते हैं। 

जब आप इसपर काम करते हैं तो सबसे ऊपर की तरफ और सबसे नीचे की तरफ टूलबार दिखाई देती है यहां से आप अपने मनमाफिक एडिटिंग, फॉर्मेटिंग आदि कर सकते हैं। 

यदि आपको लगता है कि आपका बनाया हुआ डॉक्यूमेंट दिखने में एकदम प्रोफेशनल हो तो इस पर मौजूद टेम्पलेट का उपयोग करके एक बेहतरीन लुक वाला डॉक्यूमेंट बना सकते हैं। 

गूगल डॉक्स को हिंदी में उपयोग करने के लिए, आपको सबसे पहले डिफ़ॉल्ट भाषा सेटिंग बदलनी होगी। ऐसा करने के लिए, गूगल डॉक्स में एक दस्तावेज़ खोलें और पृष्ठ के शीर्ष पर ‘टूल’ मेनू पर क्लिक करें। फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से ‘भाषा’ चुनें और अपनी पसंदीदा भाषा के रूप में ‘हिंदी’ चुनें। 

एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आप Google Docs का उपयोग करके हिंदी में टाइप कर पाएंगे। आप पत्रों, रिज्यूमे, प्रस्तुतियों आदि के लिए कई टेम्पलेट्स भी पा सकते हैं, जो कि हिंदी में भी उपलब्ध हैं।

4. Conclusion

Google Docs एक क्लाउड-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रोग्राम है जो अपने उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़, स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियों को ऑनलाइन बनाने और संपादित करने की अनुमति देता है।

डॉक्स की सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह आपको अन्य लोगों के साथ-साथ दस्तावेज़ पर काम करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप एक ही समय में कई सारे लोगों से दस्तावेज़ संपादित करवा सकते हैं। 

दूसरी सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह आपको अन्य लोगों के साथ दस्तावेज़ साझा करने की अनुमति देता है। आप लोगों के समूहों के साथ दस्तावेज़ भी साझा कर सकते हैं। साझा करने का लाभ यह है कि आप दस्तावेज़ पर दूसरों के साथ सहयोग कर सकते हैं।

तीसरी सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह आपको दस्तावेज़ों और प्रस्तुतियों को ऑनलाइन कभी भी और कहीं भी देखने की अनुमति देता है।

चौथी सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह आपको स्क्रैच से दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देता है।

पांचवीं सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह आपको दस्तावेज़ों को ऑफ़लाइन बनाने और फिर उन्हें क्लाउड के साथ सिंक्रनाइज़ करने की अनुमति देता है।

यह कहा जा सकता है कि इसके सरल इंटरफ़ेस के साथ दस्तावेज़ और प्रस्तुतियाँ बनाना बहुत ही आसान होता है इस वजह से हमारा बहुत सारा समय बचता है और जिसकी वजह से अपनी कार्य क्षमता को और भी अधिक बेहतर कर पाते हैं। 

इन्ही सब कारणों से गूगल डॉक्स सभी की पहली पसंद बन गया है।